Методика оперативного управления запасами

http://www.itrealty.ru/analit/book16.html

Создание системы управления запасами

Запасы – это товары, приобретенные для продажи или сырье, используемое для производства продукции с целью ее дальнейшей продажи. Запасы включают в себя [19]:

¨ товарно-материальные запасы (сырье и материалы);

¨ незавершенное производство;

¨ готовую продукцию на складе.

Эффективное управление товарно-материальными запасами (ТМЗ) позволяет:

¨ уменьшить производственные потери из-за дефицита материалов;

¨ ускорить оборачиваемость этой категории оборотных средств;

¨ свести к минимуму излишки товарно-материальных запасов, которые увеличивают стоимость операций и "замораживают" дефицитные денежные средства;

¨ снизить риск старения и порчи товаров;

¨ снизить затраты на хранение товарно-материальных запасов.

Запасы сырья предоставляют предприятию свободу в осуществлении закупок. Без них корпорация вынуждена ограничить свою деятельность, закупая сырье и материалы в строгом соответствии с графиком производства. Запасы готовой продукции предоставляют предприятию свободу в составлении производственного плана и маркетинговых мероприятиях.

Необходимые запасы готовой продукции позволяют эффективно удовлетворять потребительский спрос. Если продукции определенного вида временно нет в запасе, то можно потерять нынешние и возможно будущие продажи этому покупателю. Все это заставляет корпорацию поддерживать указанные виды запасов.

Есть несколько преимуществ поддержания повышенного объема запасов: предприятие корпорации может получить экономию времени за счет возможности быстро наладить производство, свободы в осуществлении закупок и быстро выполнять заказы. Короче говоря, предприятие при этом более эластично.

Однако существуют очевидные затраты: общие издержки по содержанию запасов, включая расходы на хранение и перевозку, а также упущенная выгода от средств, вложенных в избыточные запасы, могут быть весьма значительными. Дополнительный ущерб – угроза старения, естественной убыли, усушки и прочее. Поэтому предприятию следует воздерживаться от чрезмерных запасов.

В итоге, запасы должны увеличиваться до тех пор, пока общая экономия превышает общие затраты по содержанию дополнительных запасов.

Управление запасами и товарная политика. Создание системы логистики

При разработке стратегии управления запасами учитывается товарная политика корпорации. Что такое товар? Товар – это физический объект или услуга, а также символические частности и обязательства, которые могут удовлетворять нужды и потребности, принести выгоду покупателю. По этому определению товар рассматривается с точки зрения покупателя.

Покупатель покупает не только товар как физический объект, но и услуги, которые сопутствуют его продаже. Другими словами, покупатель покупает удовлетворение той или иной своей нужды или потребности. Следовательно, можно сказать, что товары материальны, а услуги абстрактны, но и первые, и вторые предназначены для удовлетворения потребностей покупателя и являются предметом изучения в коммерческой логистике [13].

В логистике понятие товар включает в себя фактический товар (в вещественной форме), а услуга – это приемы продвижения товара, стимулирования сбыта, производственные процессы, связанные с улучшением качества продукции и др.

Товар может выражаться в товарной единице, т. е. конкретном специфическом виде продукта. Существуют понятия товарный ассортимент и товарная номенклатура. Первое понятие – это группа товаров, тесно связанных между собой хотя бы одним признаком: общая потребительская группа, общий канал распределения, сходный диапазон цен. Второе понятие – совокупность всех ассортиментных групп товаров и товарных единиц, предлагаемых для продажи.

Товарная номенклатура характеризуется тремя показателями: шириной, глубиной и последовательностью (гармоничностью). Ширина товарной номенклатуры – общая численность различных ассортиментных групп, глубина товарной номенклатуры – число видов (вариантов) каждого отдельного товара в каждой ассортиментной группе. Последовательность (гармоничность) товарной номенклатуры означает степень близости между товарами различных ассортиментных групп с точки зрения конечного использования, каналов распределения и других показателей.

Решения, принимаемые в рамках товарной политики, должны определять ряд следующих позиций:

¨ номенклатуру товаров;

¨ глубину и ширину ассортиментных групп товаров;

¨ диапазон размеров каждого товара;

¨ качество товара;

¨ модификации товара;

¨ выпуск новых товаров;

¨ стандартизацию товара;

¨ количество каждого вида товаров, выпускаемое за определенный период времени, и др.

Товарная политика формирует запасы продукции на фирмах. Поэтому в коммерческой логистике уместно рассмотреть политику фирм в области управления запасами. В связи с этим обратимся к перспективному методу управления запасами "точно в срок".

"Точно в срок" – это философия, которая может быть применена в логистике ко всем аспектам предпринимательства, включая производство, отгрузки и закупки продукции. Ядром этой философии является точка зрения, что все запасы нежелательны и они должны быть устранены или сведены к минимуму. Традиционная же политика представляет собой систему производства, при которой продукция имеется "на всякий случай" с тем, чтобы можно было удовлетворить непредвиденный на нее спрос. Такая практика очень дорогостоящая по причине содержания большой площади складских помещений для хранения запасов.

Возникает вопрос: строить ли на имеющейся площади корпорации складские помещения для хранения запасов или расширять производственные мощности, а с ними и выпуск продукции. Корпорации, как правило, применяют второй вариант, поскольку метод управления запасами по принципу "точно в срок" связывает всю деятельность в процессе физического производства и распределения. Цель этого метода – производить и отгружать продукцию точно в срок для ее дальнейшего использования. Особое значение для реализации принципа "точно в срок" имеют такие аспекты, как закупки и производство вместе с контролем качества.

Принцип "точно в срок" применяется к закупкам для сокращения или устранения запасов. Предусматривается наличие нужного материала в соответствующем товарно-распределительном центре в требуемое время и доставка его на следующий день после заказа, причем в хорошем состоянии и без потерь.

Принцип "точно в срок" предполагает наличие нескольких надежных поставщиков на длительный срок с гарантией высокого качества обслуживания. Тесное сотрудничество между производителями и поставщиками предусматривает совместную работу в проектировании изделия, обеспечении контроля качества и стабилизированных графиков производства.

Для успешной реализации продукции по этому методу большое значение имеет вид транспортировки и отгрузки. Каждый вид транспортировки, естественно, имеет свои преимущества и недостатки относительно других видов. Например, автотранспорт эффективен при перевозке продукции мелкими партиями из товарно-распределительных центров в соответствии с графиком производства. Поэтому корпорации стали в большей мере использовать автотранспорт, чем железнодорожный транспорт, сохранив за железнодорожным транспортом приоритет по перевозкам на большие расстояния. Просматривается также тенденция некоторых корпораций при использовании метода "точно в срок" к сокращению количества поставщиков и их географическому приближению к своим предприятиям [13].

Назначение и типы запасов

Запасы служат для того, чтобы ослабить непосредственные зависимости между поставщиком, производителем и потребителем. Наличие запасов позволяет обеспечить производство сырьем, поставляемым оптимальными по размеру партиями, а также производить переработку сырья в готовую продукцию партиями оптимального размера.

Запасы сырья ослабляют зависимость поставщика сырья от производителя продукции, запасы готовой продукции ослабляют зависимость производителя этой продукции от ее потребителя, а запасы полуфабрикатов, находящихся в процессе производства, снижают зависимость друг от друга отдельных цехов. На предприятиях, где производство продукции построено таким образом, что материалы обрабатываются отдельными партиями, необходимо наличие межцехового буферного запаса полуфабрикатов.

Запасы подразделяются на следующие типы [13]:

1. Буферный запас организуется между поставщиком и потребителем. Он используется для компенсации задержек, связанных с движением материалов; для ослабления зависимости потребителя от поставщика; для обеспечения возможности закупки продукции, а также ее производства партиями оптимального размера.

2. Запасы готовой продукции служат следующим целям: обеспечению производства продукции партиями оптимального размера;

удовлетворению ожидаемого спроса; компенсации отклонений фактического спроса от прогнозируемого (гарантийного) запаса.

3. Запасы для компенсации задержек связаны с продвижением материальных ресурсов. Обычно определение величины таких запасов не вызывает затруднений, если известно время задержки.

4. Запасы, необходимые для удовлетворения ожидаемого спроса, содержатся для того, чтобы покрыть прогнозируемый спрос. Поскольку величина и время спроса предполагаются известными, то определение таких запасов не вызывает особых затруднений.

5. Гарантийный запас служит для удовлетворения непредсказуемого увеличения спроса. Наличие этих запасов компенсирует отклонение фактического спроса от прогнозируемого.

Практическая реализация концепции логистики связывается с оптимизацией совокупных запасов на фирмах и компаниях. Критерием оптимизации запасов являются издержки: по закупкам, по содержанию запасов, в результате отсутствия продукции и т. д.

К издержкам по закупкам относятся [9]:

¨ издержки по оформлению заказа;

¨ издержки по оформлению договора о поставках и коммуникации с поставщиками;

¨ транспортные издержки, если стоимость транспортировки не входит в стоимость получаемого товара;

¨ издержки по складированию и получению заказа.

Некоторые из них фиксируются в заказе и не зависят от его объема, другие, например, транспортные и складские издержки, находятся в прямой зависимости от величины заказа.

Издержки по содержанию запаса определяются затратами на складское хранение продукции в течение известного времени и непосредственно зависят от объема складируемой продукции. Сюда относятся складские издержки и рентные платежи, если помещение арендуется, или текущие затраты по содержанию складов, принадлежащих производственной единице. К данному виду издержек относятся капитальные издержки. К этой группе относятся также страховые и налоговые издержки.

Страховые запасы поддерживаются как защита от потерь запасов на случай пожара и краж. Запасы облагаются налогами по состоянию на день оценки. Этот уровень не всегда отражает действительное содержание запасов.

К этой же группе издержек относятся потери от разрушения и порчи запасов [9].

Потери в результате отсутствия продукции несет изготовитель в том случае, если он не может удовлетворить спонтанно возникший спрос из-за отсутствия продукции на складе. Эти потери могут быть двух видов:

¨ стоимость потерянных продаж, когда заказчик передает свой заказ другому изготовителю. В данном случае издержки определяются как потери прибыли от предполагаемых затрат;

¨ когда заказчик ожидает выполнения заказа. Продажи не потеряны, а отложены. Однако ожидание может создать дополнительные затраты на оформление заказа, транспортные и складские расходы, когда заказ не может быть выполнен через обычные каналы распределения. Определить эти издержки не составляет труда.

Системы управления запасами

Можно выделить следующие системы управления запасами: с фиксированным размером запаса; с фиксированным интервалом времени между запасами. Остальные системы представляют собой разновидности этих двух систем [19].

Рассмотрим подробно первую систему, которая проста и является своего рода классической. В этой системе размер заказа является постоянной величиной, и повторный заказ подается при уменьшении наличных запасов до определенного критического уровня – точка заказа.

Эта система основана на выборе размера партии, минимизирующего общие издержки управления запасами. Последние состоят из издержек выполнения заказа и издержек хранения запасов.

Издержки выполнения заказа – это накладные расходы, связанные с реализацией заказа и зависящие от размера заказа. В промышленности эти издержки относят на подготовительно-заключительные операции [13].

Если С₀ – издержки выполнения заказа, а q – размер партии, то издержки выполнения заказа на единицу товара составят C₀/q.

Для определения годовых затрат выполнения заказа издержки выполнения заказа, приходящиеся на единицу товара, необходимо умножить на количество товара S, реализованного за год, т. е. [13]:

. (2.6)

Годовые издержки выполнения заказа уменьшаются при увеличении размера партии, так же изменяются издержки выполнения заказа, приходящиеся на единицу товара.

Издержки хранения запасов включают в себя расходы, связанные с физическим содержанием товаров на складе, и возможные проценты на капитал, вложенный в запасы. Эти издержки выражаются в процентах от закупочной цены за определенное время (например, 20% за год). Годовые издержки хранения товара измеряются по формуле [13]:

С_u * i * q,

где:

С_u – закупочная цена единицы товара;

i – издержки хранения, выраженные как доля этой цены.

Издержки хранения определяются средним уровнем запасов. При постоянной интенсивности сбыта годовые издержки хранения запасов составляют [13]:

Эти издержки при увеличении размера заказа возрастают линейно. Общие годовые издержки управления – это сумма годовых издержек выполнения заказов (формула 2.6) и годовых издержек хранения запасов, т. е. [13]:

. (2.7)

Применяют и другую формулу расчета годовых издержек [13]:

, (2.8)

где:

С₁ – цена единицы закупаемого товара.

Кривая общих годовых издержек является весьма пологой вблизи точки минимума. Это говорит о том, что вблизи точки минимума размер запаса может колебаться в некоторых пределах без существенного изменения общих издержек.

Значение размера партии q, минимизирующее годовые издержки управления запасами, называется наиболее экономичным размером заказа и обозначается q_опт.

Оптимальный размер партии q_опт можно определить исходя из общих годовых издержек по формуле Уилсона [13]:

или [13]:

Рассмотрим идеальный случай управления запасами. В идеальном случае уровень запасов уменьшается с постоянной интенсивностью, немедленно поступает новый заказ объемом Q. Такого воспроизводства запасов на практике обычно не встречается.

На практике необходимо использовать более сложную модель. Для определения точки заказа необходимо знать временную задержку между моментом подачи заказа и моментом его получения и средний ожидаемый сбыт S_d за время доставки L. Однако этого недостаточно, так как фактический сбыт за время доставки заказа может превысить среднее значение и наступит временная нехватка товара (дефицит). Поэтому при определении точки заказа P к ожидаемому сбыту за время доставки заказа добавляется резервный или страховой запас В.

Точку заказа в этом случае можно определить по формуле [13]:

где:

– средний суточный сбыт.

Формулы (2.7) и (2.8) описывают работу модели с фиксированным размером заказа.

Средний уровень запасов для этой модели составит [13]:

. (2.9)

Имеются и другие системы управления запасами, например система с постоянным уровнем запасов. В этой системе издержки управления запасами в явном виде не рассматриваются, и фиксированный размер заказа отсутствует. Через постоянные промежутки времени проводится проверка состояния запасов, и если после предыдущей проверки было реализовано какое-либо количество товаров, то подается заказ. Размер заказа равен разности между максимальным уровнем, до которого происходит пополнение запасов, и фактическим уровнем в момент проверки. Максимальный уровень запасов определяется по формуле [13]:

Для определения размера заказа применяется одно из двух правил [13]:

где:

В – резервный запас, ед.;

– средний ожидаемый сбыт, ед. в сутки;

L – время доставки заказа в сутки, сут.;

R – длительность промежутка времени между проверками, сут.;

J – размер наличного запаса в момент проверки ед.;

q₀ – заказное количество, ед.

Уровень М, до которого происходит пополнение склада, является минимальным уровнем запасов, при котором обеспечивается определенная защита от дефицита и выполняется принятый план периодических проверок и заказов. Он достигается в том случае, когда в интервале от момента подачи до момента его получения отсутствует сбыт. Размер заказа зависит от величины сбыта после последней проверки. Средний уровень запасов составляет [13]:

Размер резервного запаса можно определить, рассматривая распределение сбыта за определенный промежуток времени.

Существует еще одна система управления запасами, называемая системой с двумя уровнями, или Ss-системой. По существу это система с постоянным уровнем запасов, для которой установлен нижний предел размера заказа. В такой системе рассматривается максимальный уровень запасов М, вычисляемый по формуле (2.9), и, кроме того, используется точка заказа, вычисляемая по формуле [13]:

Порядок работы можно сформулировать так: если в момент периодической проверки [13]:

J + q₀ < Р,

то подается заказ [13]:

q = М – J – q₀,

если же [13]:

J + q₀ > Р,

то заказ не подается (q₀ – заказное количество, единиц).

Рассмотренные три основные системы не являются единственно возможными. Использование той или иной системы зависит от следующих обстоятельств:

1. Если издержки управления запасами значительные и их можно вычислить, то следует применять систему с фиксированным размером заказа.

2. Если издержки управления запасами незначительные, то более предпочтительной оказывается система с постоянным уровнем запасов.

3. При заказе товаров поставщик налагает ограничения на минимальный размер партии. В этом случае желательно использовать систему с фиксированным размером заказа, поскольку легче один раз скорректировать фиксированный размер партии, чем непрерывно регулировать его переменный заказ.

4. Однако если налагаются ограничения, связанные с грузоподъемностью транспортных средств, то более предпочтительной является система с постоянным уровнем запасов.

5. Система с постоянным уровнем запасов более предпочтительна и в том случае, когда поставка товаров происходит в установленные сроки.

6. Система с постоянным уровнем и система с двумя уровнями часто выбираются тогда, когда необходимо быстро реагировать на изменение сбыта.

7. Системы регулирования запасов имеют определенные регулирующие параметры (табл. 2.1) [13].

Таблица 2.1

Регулирующие параметры при управлении запасами

Системы регулирования запасов	Регулирующие параметры	Оценка параметра
1. Система с фиксированным размером заказа	1. Точка заказа	Фиксированный уровень запаса, при снижении, до которого организуется заготовка очередной партии сырья, материалов, топлива, и т. д.
	2. Размер заказа	Величина партии поставки
2. Система с фиксированной периодичностью заказа	1. Максимальный уровень запаса	Оба параметра постоянные
	2. Продолжительность периода повторения заказов	Варьируется лишь размер партии
3. Система с двумя фиксированными	1. Максимальный запас	Величина первых двух параметров постоянная,
уровнями без постоянной периодичности заказа, или	2. Точка запаса	Периодичность заказа – величина переменная
(Ss)-система	3. Периодичность заказа	В определенных пределах варьируется и размер закупаемой партии

Оценка запасов и расчет фактической себестоимости отпущенных в производство материальных ресурсов

Значительное влияние на величину финансовых результатов от реализации продукции (работ, услуг) оказывает выбор метода оценки запасов и расчета фактической себестоимости отпущенных в производство материальных ресурсов. В соответствии с пунктом 49 Положения "О бухгалтерском учете и отчетности в РФ" [6], определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых в производство, разрешается производить одним из следующих методов оценки запасов: по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени закупок "ФИФО", по себестоимости последних по времени закупок "ЛИФО".

Метод "ФИФО" – "FIFO" (first in, first out) в переводе с английского языка означает "первый пришел – первый ушел", то есть "первая партия на приход – первая в расход", "ЛИФО" – "LIFO" (last-in, first-out) – "последняя партия на приход – первая в расход".

В некоторых западных странах, например в Англии, применение метода LIFO ограничено в законодательном порядке. Так в Стандартах методов учета запасов и незавершенного производства (Statement Standard Accounting Practice) (SSAP 9), указывается, что метод LIFO не обеспечивает приемлемого соотношения учетных затрат с фактическими затратами отчетного периода и непригоден для внешней отчетности и неприемлем для оценки запасов в целях исчисления налогов [6].

В нашей стране до 1995 года Минфином России многовариантность решения рассматриваемого вопроса была запрещена. В пункте 5 Указаний по заполнению форм квартальной бухгалтерской отчетности в 1994 г. было сказано: "В 1994 г., как и в 1993 г., фактическая себестоимость материальных ресурсов, списываемых в производство, определяется только методом средней себестоимости, описанным в Основных положениях по учету материалов на предприятиях и стройках, приложенных к письму Минфина СССР от 30 апреля 1974 г. №103. Порядок определения фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых в производство иными методами, предусмотренными Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, будет сообщен дополнительно" [11].

То есть, до 1995 года метод оценки производственных запасов и расчета их фактической себестоимости не следовало включать в число методических элементов учетной политики корпорации.

Пунктом 6 Приложения 2 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 20 декабря 1994 г. №168 «Указания по заполнению форм квартальной бухгалтерской отчетности в 1995 году» было разрешено применять все методы оценки запасов, предусмотренные Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ.

В условиях инфляции метод "ФИФО" ведет к занижению себестоимости и к завышенному сальдо материалов в балансе. Метод "ЛИФО" в тех же условиях завышает себестоимость и занижает остатки материалов в балансе. При выборе того или иного метода расчета фактической себестоимости материалов следует руководствоваться задачами, которые предприятие ставит перед собой в области воспроизводства и финансов. Метод "ЛИФО" позволяет лучше адаптироваться к условиям инфляции и иметь при прочих равных условиях в качестве себестоимости более или менее адекватный реальным рыночным условиям источник простого воспроизводства.

Таким образом, с помощью выбора одного из методов оценки запасов и расчета фактической себестоимости отпущенных в производство материальных ресурсов осуществляется управление величиной материальных затрат в себестоимости, от которого во многом зависит управление себестоимостью, а значит и финансовыми результатами.

Рассмотрим пример, иллюстрирующий влияние выбора варианта учета по одному из внутренних показателей системы формирования финансовых результатов на значение выходных показателей системы. Для рассмотрения используем первый элемент учетной политики – вариант оценки запасов и расчета фактической себестоимости отпущенных в производство материальных ресурсов. Проанализируем его влияние на финансовые результаты от реализации продукции. В таблице 2.2 представлены три метода оценки запасов, отпущенных в производство: ФИФО, ЛИФО, средневзвешенной стоимости.

Таблица 2.2

Варианты учета стоимости материалов, отпущенных в производство

	Кол-во материала (кг, м, л)	Цена за единицу (тыс. руб.)	Метод средневзвешенной	ФИФО	ЛИФО
Остаток на начало отчетного периода	10	100	1 000	1 000	1 000
Поступило за отчетный период, в том числе:	30		6 500	6 500	6 500
1 поступление	10	200	2 000	2 000	2 000
2 поступление	10	150	1 500	1 500	1 500
3 поступление	10	300	3 000	3 000	3 000
Поступило с учетом остатка	40		7 500	7 500	7 500
Отпущено в производство	35		6 562,5	6 000	7 000
Остаток на конец отчетного периода	5		937,5	1 500	500

Из данных таблицы видно, что наибольшая стоимость материалов, отпущенных в производство, получилась при использовании метода ЛИФО (7000 тыс. руб.), а наименьшая – при использовании метода ФИФО (6000 тыс. руб.). Значение, полученное с помощью метода средневзвешенной стоимости, находится между двумя предыдущими величинами.

Организациям, постоянно имеющим остатки материалов, ставящим цель максимизировать прибыль, выгоднее применять метод ЛИФО, организациям, терпящим убытки и стремящимся их максимально сократить в своей бухгалтерской отчетности, выгоднее применять метод ФИФО.